Como manter a sua produtividade no home office – Guia Prático

Começar a trabalhar em home office — seja por obrigação ou por opção — requer algum preparo. Parte das pessoas consegue se adaptar rápido à uma nova rotina sem estar no escritório, outras demoram um pouco mais… Contudo, em meio à pandemia do novo coronavírus (causador da COVID-19), muita gente se viu obrigada a se adaptar da noite para o dia. Compartilho algumas dicas minhas e de gigantes tech que podem tornar a sua adaptação menos dolorosa. Mas, não tem receita de bolo, é preciso testar.

• Como enfrentar a lentidão na internet durante a quarentena
• Os aplicativos grátis durante a pandemia do novo coronavírus

O texto é longo, um compilado de todas as dicas que recebi ao longo da minha experiência de trabalho remoto e das que obtive, nos últimos dias, de empresas de todos os tamanhos que estão enfrentando os desafios iguais ou ainda maiores. Convido você a comentar sobre o que funcionou na sua experiência de trabalho remoto. E foi copiado na íntegra do Tecnoblog porque contém dicas essenciais para você conseguir ter sucesso nisso.

Computador

Seu computador aguenta o tranco? A pergunta é direta e reta. É comum que a máquina do trabalho seja diferente, melhor ou pior que a sua. Isso é um fator a se considerar. Caso você tenha levado o notebook do escritório para casa, nada muda. Mas, se mudar, é preciso entender o quê e como afeta a sua rotina e, lá na ponta, sua produtividade. 

Invista na máquina certa. Comprar uma máquina nova (desktop ou notebook) pode não ser uma opção que caiba no bolso no momento. A saída poder ser a empresa alugar o equipamento (ou você mesmo) numa locadora especializada, se o upgrade for urgente. 

Softwares

Para trabalhar, dependendo da sua atividade, você pode precisar de programas de computador que não abre mão ou que não podem ser substituídos. Um pacote Office, da Microsoft, pode ser usado online (com limitações, na versão grátis) ou ser substituído pelo Google Drive (Docs, Sheets e Slides). Outros, que requerem licenças de software e podem impedi-lo de usar recursos. Garanta que todos estão 100% antes de começar.

Se os recursos são possíveis de acessar pela nuvem, ótimo. Se não, negocie com a empresa ou compre as licenças necessárias. Para não chegar na hora em que precisar e ter isso como um obstáculo… Photoshop, editores de vídeo, de áudio, ferramentas de desenho técnico, entre outros, precisam de assinatura ativa e em dia, providencie uma.

A Samsung enviou cinco dicas para lidar com tanto software instalado na máquina:

1. Elimine arquivos temporários do computador;
2. Desinstale programas que não façam parte da sua rotina;
3. Abra o menor número possível de abas no navegador;
4. Não execute programas automaticamente ao iniciar a máquina;
5. Ajuste o brilho e economize bateria (se precisar se deslocar).

Mesa de Trabalho

Eu montei um escritório em casa. Demorou alguns meses, na verdade um ano, usei um cômodo vazio, comprei móveis (estantes, mesa de computador, arquivo, cadeira de escritório, armários) e decorei do meu jeito, incluindo minhas guitarras na parede. Por que? Tornar o ambiente confortável e com “cara de escritório” ajuda a entrar no clima.

Se você não pode ter um escritório inteiro, invista numa mesa de trabalho só sua. Com itens de necessidade como post-its, porta lápis, apoio para o pulso, mousepad, impressora, filtro de linha e até um bom monitor adicional, se você sentir necessidade. 

“Caso seja necessário analisar arquivos simultaneamente, opte, se possível, por trabalhar em duas telas, com um monitor complementando a experiência do notebook. Uma possibilidade é utilizar uma tela curva, aumentando a imersão no trabalho e diminuindo a distração periférica”, diz Kauê Melo, diretor de B2B e Monitores da Samsung.

Sem bagunça!

Mantenha tudo limpo e organizado e evite manusear líquidos (o famoso cafézinho) perto do notebook. Ao derrubar acidentalmente, isso vai danificar o equipamento.

Ergonomia

Cinthya Ermoso, gerente de produtos da Positivo Tecnologia, lembra que, em casa, devemos ter as mesmas práticas de cuidado com a saúde que as empresas tentam priorizar no ambiente de trabalho. Buscar um modelo de notebook com teclado ergonômico ou mesmo periféricos com essa preocupação traz conforto para digitar. 

E nada de sofá… Numa emergência, vale o improviso na sala ou na mesa da cozinha. Porém, fique atento à altura da mesa e da cadeira, faça testes para evitar dor na coluna.

“Utilize suporte embaixo [do notebook] para elevar a altura e não bloquear as saídas de ar. Evite o uso em cima de panos, almofadas e cobertores que abafam a ventilação. Não exponha o [computador] diretamente ao Sol. Os superaquecimentos ocorrem em dispositivos com problema e causam travamento e derretimento de fios frágeis”, conta.

Conexão de Internet

Certifique-se de que sua internet está funcionando em perfeitas condições e, caso necessário, entre em contato com o suporte técnico da sua operadora para aumentar a velocidade da sua banda larga ou os benefícios do seu pacote de dados móveis. Não utilize, porém, redes de Wi-Fi públicas, isso pode comprometer a sua segurança.

Entretanto, o mau desempenho da sua internet pode não ter relação com a prestadora de serviço, mas com o posicionamento do seu roteador, obstáculos no sinal do Wi-Fi ou consumo de pico (todos os familiares em casa jogando online, vendo Netflix e etc).

“É importante que seu roteador esteja em local alto, bem posicionado em um espaço onde não haja interferência ou bloqueio de sinal. Tudo isso impacta diretamente na qualidade de sua conexão e pode impedir, por exemplo, uma boa chamada de vídeo, voz ou mesmo a transmissão de arquivos”, explica a TP-Link. 

Segurança

Especificamente sobre esse momento de home office forçado, o novo coronavírus não apenas está colocando a saúde das pessoas em risco, mas também está sendo usado como isca em muitos golpes de roubo de dados sensíveis e propagação de malware. 

Se por um lado o aumento do trabalho remoto ajuda a proteger a saúde de quem trabalha, por outro, criminosos tentam tirar proveito do interesse das pessoas por informações sobre a doença, por exemplo, ocultando arquivos maliciosos em documentos supostamente relacionados ao surto. Já surgiram muitos desses golpes. 

Dmitry Bestuzhev, diretor da equipe de pesquisa e análise para a América Latina da Kaspersky, deu cinco dicas e um alerta para as empresas que se adaptaram às pressas.

“As empresas devem se comunicar com seus funcionários e explicar claramente os riscos aos quais eles e a organização estão expostos se as medidas de segurança não forem tomadas ao se conectar à internet fora da rede da empresa (física) ou ao clicar em links suspeitos e abrir e-mails de remetentes desconhecidos”, lembra Bestuzhev.

Para reduzir os riscos de segurança associadas ao home office, a Kaspersky recomenda:

• Usar VPN (Rede Privada Virtual) para se conectar à rede corporativa;
• Restringir os direitos de acesso dos usuários que se conectam à rede corporativa;
• Educar as equipes sobre os perigos de responder mensagens não solicitadas;
• Educar sobre perigos de acessar links ou baixar arquivos com origem desconhecida;
• Instalar as atualizações mais recentes dos sistemas operacionais e de aplicativos;
• Proteger todos os dispositivos da empresa (ou usados para este fim) – incluindo smartphones, laptops e tablets – com uma solução de segurança adequada;

Lembre-se que, dependendo da natureza do seu trabalho, são trocados documentos, feitos pagamentos, realizadas reuniões e outros processos que devem ser protegidos. Acredite, eu já vi pessoas tirando fotos e prints de videochamadas não protegidas, com a URL exposta, dando brecha para que mal intencionados acessem a conversa. Algo similar pode acontecer com boards públicos do Trello ou grupos com convite por link.

Camilo Gutiérrez, chefe do laboratório da ESET na América Latina, contribuiu também com três pontos de interesse: segurança física, ambiente do lar e rede da empresa.

1. Segurança física dos dispositivos da empresa – os dispositivos devem ser protegidos contra perda e roubo com opções como: criptografia completa do disco que garante que, mesmo nas mãos erradas (os dados não possam ser acessados e senhas fortes para efetuar login) e configuração do computador para suspender com base no tempo de inatividade e anotações com senhas (para o caso estar longe do PC).
2. Ambiente tecnológico do lar – também é necessário auditar as vulnerabilidades no ambiente doméstico (a sua casa) antes de conectar os dispositivos de trabalho. Este é um ótimo momento para tomar medidas para protegê-los com senhas fortes e atualizar o firmware e o software para as versões mais recentes disponíveis no PC.
3. Acesso à rede e sistemas da empresa – recomenda-se que isso seja permitido apenas a partir de um dispositivo pertencente à organização, para que o equipamento conectado esteja sob o controle da equipe de tecnologia e segurança. No caso de usar um computador pessoal, aplicar VPN, anti-malware e firewalls, a mesma política de segurança que se aplica a um computador gerenciado pela organização.

Evite, também, o uso de dispositivos externos, como armazenamento USB. Algumas empresas optam por limitar a capacidade de armazenar, baixar ou copiar informações, para evitar a violação de dispositivos que contenham muitos dados confidenciais.

A última, porém não menos importante, dica de segurança é a autenticação multifator (em duas etapas), que garante o acesso — tanto em serviços baseados na nuvem como no acesso total à rede — apenas a usuários autorizados. É uma boa prática corporativa, sempre que possível, usar um sistema baseado em aplicativo ou token físico para gerar códigos exclusivos que concedem acesso autenticado em dois fatores aos funcionários.

Prepare o cérebro

Dois executivos do Google, Kim Mok, líder de conteúdo global, e Gabriel Manga, estrategista de conteúdo sênior, compartilharam dicas importantes sobre processos de trabalho. De acordo com eles, quando você trabalha em um escritório, a rotina diária de preparação e deslocamento ajuda o cérebro a se condicionar para as tarefas do dia. 

Se exercitar, ler notícias ou fazer café são alguns processos da rotina que apontam para “o dia começou”. E, mesmo em casa, criar processos para incorporar a responsabilidade do trabalho na jornada remota pode ajudá-lo. Eu costumo funcionar só depois do meu café… Então acordo, leio notícias do Brasil e do mundo, tomo café em família e começo.

“Se você consegue ser produtivo em qualquer lugar, ótimo. Mas se tem dificuldades, ter um espaço na sua casa pode ser uma boa saída. Seja uma sala isolada, uma mesa totalmente equipada ou mesmo parte da mesa da cozinha, a ideia é que esse espaço transmita ao seu cérebro que você está em um local que não interfira na sua produtividade”, analisam. 

Rotina

É verdade que eu já acordei 11h, já me atrasei (desculpa, Mobilon!), já trabalhei de pijama, já demorei no almoço e já fiquei sem almoçar. Já parei tudo porque o cachorro fez xixi nas minhas plantas… Igual as bagunças que fazemos no escritório, em dias que as coisas não correm bem. Mas, é importante criar e tentar seguir rotinas se possível.

Tenha um horário para começar e outro para terminar suas atividades; vista-se de forma adequada caso precise fazer uma videochamada (reunião pela webcam); tome café ou chá (se tiver esse hábito), almoce e jante nos horários certos; beba água; não prive seu corpo porque o dia está rendendo bem ou porque, pelo, contrário, não rendeu nada. Quase sempre, é melhor abandonar o barco e recomeçar no dia seguinte.

Até o seu tom de voz é importante, caso esteja usando apenas chamadas de áudio para controlar demandas ou receber feedbacks. Descanse, respeite as pausas recomendadas para a sua carga horária e sinalize para a sua equipe quando você estiver fora da mesa.

Família

Conversando, todo mundo se entende. Ou quase isso. Avise aos seus familiares sobre os seus horários de trabalho e também sobre as suas pausas, em que você pode fazer refeições junto com eles e conversar sem que isso atrapalhe a sua rotina de trabalho.  

Explique os motivos que o levaram a trabalhar em casa e que seu escritório, temporário ou não, agora faz parte daquele espaço. Possivelmente, você pode ter que dividir o seu computador (ou o computador da casa) com outras pessoas. Será preciso definir regras e horários. Se você tem crianças em casa, talvez elas também precisem estudar online. E vai ser preciso equalizar essas demandas para que todos possam sair satisfeitos.

A melhor coisa a se fazer é escolher um cômodo reservado, sem vista para o que os outros membros da família estão fazendo e talvez usar um fone de ouvido (com cancelamento de ruído externo é melhor ainda). Nem sempre isso é possível, principalmente se você for o único adulto na casa ou se o local em que você mora for muito pequeno. Neste aspecto, os acordos acabam sendo a única e melhor opção.

Concentração e Motivação

As distrações são um dos maiores desafios no trabalho remoto para muita gente. Para manter o cérebro motivado, eu evito me dedicar a atividades que não estão relacionadas à rotina do expediente como trabalho doméstico ou lazer. Por exemplo, separo um horário para lavar a roupa em vez de parar de fazer alguma atividade para estender roupa, cozinho o almoço na noite anterior. Desligo a TV… saio do YouTube.

Uma lista de tarefas pode ajudá-lo a se manter motivado, mais organizado e produtivo enquanto trabalha em casa. Ao criar a sua lista, pense em grandes objetivos de longo prazo (projetos) e nos de curto prazo (tarefas). Trabalhar diariamente é muito mais viável do que cumprir uma grande tarefa de uma só vez, até tarde, com muito café. 

Pense em estabelecer metas menores, permitindo que você visualize o quanto está progredindo. Ao longo do dia, também funcionam como feedback e reforço positivo.

Mas, em vez de tê-la apenas na sua cabeça, escreva ou digite sua lista em um aplicativo de to-do (lista de tarefas). Para não precisar se esforçar para lembrar constantemente do que precisa ser feito, entender o que já está pronto e o que ainda está pendente.

Aplicativos de Comunicação

Eu poderia ficar aqui citando uma infinidade de aplicativos de comunicação… Atualmente, uso o Slack com a minha equipe, ele tem versão gratuita e em português. Mas, ele não está sozinho, há uma série de outros softwares similares, menos populares no Brasil. Entre os que recomendo testar estão Microsoft Teams e Rocket Chat.

O que eles tem de especial?

• 5 motivos para sua empresa usar Slack
• Por que as empresas estão trocando o Slack por outros?
• Comparativo: Microsoft Teams vs Slack, qual o melhor mensageiro?

São ferramenta de software que auxiliam na colaboração em equipe com serviços baseados em nuvem — conhecidos principalmente pelos recursos de chat. Eles oferecem ambientes capazes de conectar toda a empresa e organizar equipes por salas.

O que você vai encontrar em cada um deles é a solução para fugir da confusão que fica entre vida pessoal e vida profissional no WhatsApp, além de recursos que permitem gerir toda as suas necessidades de comunicação, com apps para computador e smartphone. Os aplicativos têm recursos de chamadas em áudio e/ou vídeo embutidos.

• 5 dicas para fazer videochamadas melhores em home office
• 14 aplicativos para fazer chamada de vídeo

Aplicativos de Fluxo

Uma vez conectada, uma equipe deve saber o que precisa ser feito, como deve ser feito, quem está fazendo, quando e como isso ocorre e se essas demandas foram atendidas dentro dos prazos estabelecidos. Não se trata de controle para “vigiar e punir”, mas controle para evitar retrabalho, ruídos de comunicação e facilitar processos que envolvem muita gente. Recomendo usar o Trello, principalmente se nunca usou um.

O que são apps de fluxo?

• Trello ou Asana?
• Todos os atalhos de teclado Trello [shortcuts]
• 6 dicas novas do Trello para melhorar fluxos de trabalho

São ferramentas que permitem executar um processo nos modelos de scrum ou kanban. Se você nunca ouviu falar, recomendo pesquisas sobre “Metodologias Ágeis”. Em resumo, para começar no Trello, o que você precisa organizar são três colunas essenciais: a fazer, fazendo e feito. Simples e direto, mas é possível fazer muito mais que isso. O importante é adaptar o board às suas necessidades (sozinho ou em grupo).

Além do Trello, existem outras alternativas (que eu julgo um pouco mais completas, mas igualmente eficientes) como o Asana, Jira, Confluence, Basecamp, VersionOne… 

É claro que, se você trabalha sozinho ou tem dificuldades em adotar muitos softwares diferentes ao mesmo tempo, uma lista de to-do pode ser o suficiente no seu dia a dia.

Confiança

Confie em quem você demanda e emane confiança para quem demanda você. Fortaleça os laços por comunicação. A confiança é uma via de mão dupla – colaboradores e superiores precisam confiar no time, compartilhar o que estão fazendo e cumprir prazo.

Saúde mental

Ficar confinado por causa de um vírus ou de um projeto longo e importante pode deixar sequelas como estresse, tensão muscular e um monte de outras coisas que podem ser evitadas se você tentar manter a rotina, também, de cuidado pessoal mesmo em casa.

Sabe a “ginástica laboral”? Ela existe para mexermos o corpo com uma série simples de exercícios físicos que ajudam a evitar lesões por esforço repetitivo e algumas doenças ocupacionais. Informe-se com seu médico e escolha uma rotina de exercícios, alongamento, yoga, meditação ou o que você gostar e também inclua na sua semana.

Também está liberado abraçar o peludo de vez em quando.

Desde que ele goste, é claro…

Home office é trabalho

Não se engane, home office é trabalho. Aqueles que criticam o formato, quase sempre, nunca o puseram a prova com a seriedade que o assunto pede. Hoje, o Tecnoblog opera 100% em home office – teletrabalho ou trabalho remoto – com editores, redatores e infraestrutura espalhados pelo Brasil, conectados de várias formas. 

Todos os dias, usamos as mesmas ferramentas que sugeri neste texto. Eu, em particular, não vivo sem elas como parte da minha operação. Eu também costumo dizer que “não trabalho em casa, trabalho remoto”. Ajuda a minha produtividade visitar um café, os estúdios do YouTube Space, no Rio de Janeiro, e coworkings. Neste período complicado de quarentena do novo coronavírus, porém, estou trabalhando em casa.

Boa sorte! (via TB)